Hỏi: Xin chào các Luật sư, tôi hiện sinh sống tại Thành phố Hồ Chí Minh. Chồng tôi hiện đang công tác tại Kazakhstan. Vừa rồi chồng tôi có lập 01 Giấy ủy quyền cho tôi để tôi được thay mặt hai vợ chồng bán một số tài sản của gia đình. Việc lập ủy quyền được thực hiện tại Kazakhstan, được đóng con dấu của cơ quan địa phương nước họ. Tuy nhiên khi tôi mang các giấy tờ này dịch sang tiếng Việt và sử dụng thì tôi được yêu cầu phải thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự.
Luật sư cho biết hợp pháp hóa lãnh sự là gì và thủ tục như thế nào?
Chân thành cảm ơn.
Trả lời: Cảm ơn Quý khách đã quan tâm và gửi câu hỏi tới BDS LAW. Đối với các thắc mắc của Quý khách chúng tôi xin được giải đáp như sau:
Theo quy định tại Nghị định 111/2011/NĐ-CP ngày 05/12/2011 của Chính phủ về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự thì “Hợp pháp hóa lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam”.
Như vậy, nếu Giấy ủy quyền của chồng chị mới chỉ được “đóng con dấu của cơ quan địa phương” (được hiểu là được công chứng/chứng thực bởi một tổ chức có chức năng hoạt động tương tự như Văn phòng công chứng ở Việt Nam) thì Giấy ủy quyền này cần được thực hiện thủ tục Hợp pháp hóa lãnh sự mới có thể được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.
Thủ tục chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự như saU:
- Trình tự thực hiện:
Bước 1: Nộp hồ sơ tại (1) Cục Lãnh sự (Bộ Ngoại giao) địa chỉ: 40 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội hoặc (2) Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh (Bộ Ngoại giao). Địa chỉ: 184 Bis Pasteur, Quận 1, thành phố Hồ Chí Minh hoặc (3) Tại trụ sở của các cơ quan Ngoại vụ địa phương được Bộ Ngoại giao ủy quyền tiếp nhận hồ sơ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự (tên cơ quan Ngoại vụ địa phương, địa chỉ, thời gian nhận và trả kết quả của các cơ quan này có thể tham khảo tại Cổng thông tin điện tử về công tác lãnh sự – Bộ Ngoại giao: lanhsuvietnam.gov.vn).
Việc nộp hồ sơ có thể trực tiếp tại địa chỉ trụ sở các cơ quan nói trên hoặc thông qua đường bưu điện.
Bước 2: Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh, xem xét giải quyết hồ sơ.
Bước 3: Nhận kết qủa giải quyết hồ sơ.
2. Thành phần, số lượng hồ sơ: Đối với việc hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để được công nhận và sử dụng ở Việt Nam:
a) 01 Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hoá lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK.
b) Bản chính giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp hoặc + 01 bản chụp giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện. Giấy tờ này không cần phải chứng thực.
c) Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự (đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận).
d) 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự.
e) 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh (nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng này). Bản dịch không phải chứng thực. Người nộp hồ sơ phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản dịch.
f) 01 bản chụp bản dịch giấy tờ, tài liệu.
g) 01 phong bì có ghi rõ địa chỉ người nhận (nếu hồ sơ gửi qua đường bưu điện và yêu cầu trả kết quả qua đường bưu điện).
3. Thời hạn giải quyết: từ 01 -5 ngày kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền giải quyết nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Trường hợp hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên hoặc cần phải kiểm tra tính thì xác thực của con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự thời hạn giải quyết có thể dài hơn.
4. Một số lưu ý khi thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự:
4.1. Các giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự:
– Giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.
– Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.
– Giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
– Giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc của nước ngoài không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài.
4.2. Các giấy tờ, tài liệu không được hợp pháp hóa lãnh sự:
– Giấy tờ, tài liệu bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định pháp luật.
– Giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự có các chi tiết trong bản thân giấy tờ, tài liệu đó mâu thuẫn với nhau hoặc mâu thuẫn với giấy tờ, tài liệu khác trong hồ sơ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự.
– Giấy tờ, tài liệu giả mạo hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định pháp luật.
– Giấy tờ, tài liệu đồng thời có con dấu và chữ ký không được đóng trực tiếp và ký trực tiếp trên giấy tờ, tài liệu. Con dấu, chữ ký sao chụp dưới mọi hình thức đều không được coi là con dấu gốc, chữ ký gốc.
– Giấy tờ, tài liệu có nội dung vi phạm quyền và lợi ích của Nhà nước Việt Nam, không phù hợp với chủ trương, chính sách của Nhà nước Việt Nam hoặc các trường hợp khác có thể gây bất lợi cho Nhà nước Việt Nam.
4.3. Yêu cầu cụ thể đối với giấy tờ, tài liệu đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự:
– Là giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để được công nhận và sử dụng ở Việt Nam.
– Được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài cấp, chứng nhận.
– Mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh của các cơ quan và người có thẩm quyền của nước ngoài phải được giới thiệu trước cho Bộ Ngoại giao.
********
Trên đây là một số ý kiến tư vấn của chúng tôi liên quan đến thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự. Các ý kiến pháp lý của chúng tôi được căn cứ theo quy định của pháp luật hiện hành.
Trong trường hợp có nội dung cần giải đáp thêm vui lòng liên hệ với Công ty Luật TNHH BDS (BDS LAW)